När vi konfronterades med den enorma förändring som pandemin innebar, svarade många företag snabbt och beslutsamt, och övergick till distansarbete samt anpassade sina verksamhetsmodeller. Jag tex använde Adobe Teams och Zoom som min kurslokal och stod framför en kamera inom någon månad. Nu står vi inför en annan förändring: att bestämma på vilket sätt, när och inte minst varför vi ska återvända till kontorsmiljön.
ADKAR-modellen som jag använder när jag arbetar med förändringsledning pekar på en del intressanta skillnader när pandemin bröt ut och nu efteråt
1. Medvetenhet (Awareness)
Vid pandemins början: Hotet var omedelbart och påtagligt. Människor var allmänt medvetna om riskerna och behovet av att vidta åtgärder.
Vid återgång till kontoret: Medarbetare ställer sig tveksamma till att återgå. det var ju aldrig riktigt bra. Mycket för att företagen inte kommunicerar tydligt varför en återgång anses nödvändig och vilka fördelar är. Är det för samarbete, företagskultur eller något annat? Vad ska uppnås? Vad händer med oss om vi inte…. Sense of urgency?
2. Önskan (Desire)
Vid pandemins början: Det fanns en tydlig önskan att skydda sig själv och andra, medarbetarnas vilja att förändra sitt upplägg att arbeta var stark. Det fanns även tydliga konsekvenser i form av psykologiskt tryck att förändra oss. Vem kommer inte ihåg när man råkade står för nära någon…
Vid återgång till kontoret: Företag måste bygga upp en önskan om förändring hos medarbetarna. Det kan göras genom att lyssna på anställdas betänkligheter, skapa incitament, vilket redan en del företag gör, eller klargöra fördelarna med att vara på plats. Medarbetarna måste vilja. Tvång ser jag som ytterst tveksamt i längden.
Här ligger kanske utmaningen. Det är svårt motivera en återgång till en lösning som alridg riktigt varit bra. Varför inte tänka om tänka nytt? Om jag ska ha möte med en kollega varför ska vi ses på ett kontor? Varför inte hemms hos någon av oss? på ett fik eller på något annat trevligt ställe?
3. Kunskap (Knowledge)
Vid pandemins början: Många företag erbjöd utbildning hur Teams och annat som behövdes för att göra sitt jobb. Jag tex hade en hel del utbildningar bla i distansledarskap, självledarskap och förändringsledning.
Vid återgång till kontoret: Vilken typ av utbildning och stöd krävs, för att lösa den nya situationen? För att bara gå tillbaka som förr som är knappast möjligt. Då behöver förtetag och organisationer förmedla vad de vil! Hur ska vi göra? Tydligare spelregler
4. Förmåga (Ability)
Vid pandemins början: Trots några initiala utmaningar kunde många anställda framgångsrikt utföra sina arbetsuppgifter hemifrån. Jag hade en hel del träningar i tex coacha via teams.
Vid återgång till kontoret: Det har uppstått en hel del utmaningar när man nu försöker återgå till kontoret. Det behövs stöd i form av flexibla arbetstider, mentorprogram och när vi ska vara på kontoret och när vi ska vara på andra platser, inte nödvändigtvis hemma. Inte minst har en del del privata arrangemang som påverkar möjligheten att pendla uppstått som är svåra att sig ur.
5. Förstärkning (Reinforcement)
Vid pandemins början: Företag använde ofta regelbunden kommunikation, check-ins och anpassning för att förstärka det nya arbetssättet.
Vid återgång till kontoret: Uppföljning, inte kontroll, och feedback kommer att vara avgörande. Erkännande av medarbetares anpassningsförmåga och ansträngningar kan också stärka den positiva aspekten av förändringen.
Bör företag då aktivt sträva efter att få tillbaka sina medarbetare till kontoret?
Den centrala frågan företag måste ställa sig är: Varför? Om motivet egentligen bara är kontroll, kan det vara dags att tänka om. Den moderna arbetsstyrkan löser sina arbetsuppgifter på ett utomordentligt bra sätt utan en chef som styr, samt de uppskattar och hanterar flexibilitet och autonomi på ett bra sätt, saker som pandemin bara har förstärkt.
Det finns dock legitimt värde i att ha medarbetare på plats, ibland. Viktigast kanske är för att bygga företagskultur. Det finns även annat där IRL är bra. Kreativa sessioner, teambyggande, spontan samverkan och mentorrelationer är ofta bäst ansikte mot ansikte. Men dessa fördelar måste vägas mot de potentiella nackdelarna: pendlingsstress, kontorskostnader och en potentiell minskning av medarbetarnas ”work life balance”.
Ingenting som görs idag undgår teknologins framsteg, såsom tex AI-assisterade verktyg som ChatGPT, Med dem kan medarbetare nu söka snabb, pålitlig information och hjälp även på distans. De verktygen fungerar som digitala medarbetare, fyller kunskapsluckor och underlättar arbetsprocesser utan att nödvändigtvis vara på ett fysiskt kontor.
Om företag ändå väljer att försöka få tillbaka personal till kontoret, bör det inte bara vara en återgång till det gamla. Istället måste man se det som en möjlighet att omdefiniera hur och varför vi samlas. En hybridmodell, där tid delas mellan hemma- och kontorsarbete, är absolut framtiden som förenar fördelarna. Framför allt måste företagens beslut vara medvetna, datadrivna och, kanske viktigast av allt, i samråd med de som mest påverkas: medarbetarna.
OK nu då? Jag tänker att det handlar om livslångt och kontinuerligt lärande:
Lärandet slutar aldrig, särskilt inte i en värld som ständigt omformas. Vilka nya färdigheter eller perspektiv kommer att hjälpa dig och ditt företag att trivas i den nya eran? Låt oss utforska möjligheterna tillsammans.