Att implementera nya arbetssätt i en befintlig produktion kan vara en av de mest utmanande uppgifterna en chef står inför. Det jag menar är att på kurs så står så att säga produktionen stilla när jobbet ska göras så pågår produktionen. Här är några av de viktigaste lärdomar jag har gjort samt några kommentarer till förändring.
Förstå verksamhetens nuvarande tillstånd
Innan man börjar överväga att implementera nya arbetssätt är det avgörande att förstå verksamheten. Kanske det svåraste i rollen som ny chef, särskilt som interimchef, är att snabbt få en tydlig bild av befintliga processer och kulturer. Note to self Sätt dig in i verksamheten som om du ska vara kvar i en evighet. Om uppdraget blir förlängt kan det vara svårt att backa…
Engagemang och involvering av medarbetarna
En av de viktigaste aspekterna av framgångsrikt förändringsarbete är, törs jag säga, att engagera och involvera medarbetarna. Det kan uppfattas som en självklarhet att medarbetarna är med på tåget när de också involveras. Något som jag dock stött på under åren och upplevde även nu som chef är begreppet “inlärd hjälplöshet”. I korta drag handlar det om att medarbetarna tidigare inte fått delta i eller involveras i arbetet. De har inte blivit tillfrågade och de initiativ som tagits har “dödats”. Då är det en utmaning att väcka engagemanget och ansvarstagandet. Mitt mål var dock att skapa ansvarstagande medarbetare, vilket jag tror jag nådde en bra bit på väg.
Det finns många anledningar till motstånd. Det är normalt och kanske sunt att vara tveksam till förändring. De teorier jag lutade mig mot var Jansens Fyra rum. Det var även intressant att ha en löpande dialog med medarbetarna om vad deras motstånd berodde på, dvs i vilket rum de befann sig – allmänt mot förändringen eller oroliga och behövde hjälp. Exempelvis var planering en viktig del jag jobbade med, att vara planerad mot att jobba ad hoc.
Beslut och förändring
Beslut är ett eget kapitel, men i de beslut som fattades ingick såklart förändringar som inte alltid upplevdes som positiva. Det kan vara bemanning, schemaläggning och arbetstider. Det är viktigt att förstå de normala processer vi går igenom som människor vid förändring. Våra kris- eller förändringsreaktioner varierar, från ”OK” till ”Nej, det går inte” för att några timmar senare vara med på banan igen. Vi hanterar det olika. Alla sätt, nästan, är OK kan jag tycka. Det, att lära mig, medarbetarnas olika sätt att hantera och kommunicera förändringsreaktioner var också något som var roligt att notera och jobba med.
Produktionens dynamik
En rejäl ögonöppnare var utmaningen att förändra arbetssättet under pågående produktion. Det är definitivt något jag kommer att ägna en större del av planeringstiden åt under kommande uppdrag, men även få deltagare att ta hänsyn till i kommande utbildningar.
Slutsatser
Att implementera nya arbetssätt och förändra i en befintlig produktion är en komplex och utmanande uppgift, men med planering och stöd är det definitivt möjligt. Genom att verkligen förstå verksamhetens nuvarande tillstånd, engagera medarbetarna, kommunicera tydligt, börja med små steg och kontinuerligt mäta resultaten kan vi leda förändringsarbete som gynnar både organisationen och dess medarbetare.
Att ha teoretisk kunskap är tryggt som chef. Även om kursen du gick eller tänker gå inte leder till att du nödvändigtvis agerar annorlunda, så hjälper kunskap om förändring att förstå dina medarbetare.